Tavoitteellinen toiminta ja ajanhallinta

Voiko aikaa hallita? Syvennyimme viime tunnilla ajanhallintaan ja mieleeni tuli ensimmäisenä sana kiire. Ajanhallinta on yhä tärkeämpää tämän päivän työelämässä, sillä työn kuormitus ja kiire ovat kasvaneet (Malin, 2017). Aika on tärkeää, sillä se on niukka hyödyke ja sitä on rajoitettu määrä. Itsensä johtamisessakin on lopulta kyse ajanhallinnasta. Mutta miten ajanhallintaa voisi oppia?

Johda omaa asennetta

 

Luennon harjoitusten kautta tajusin, että suurin osa ajastani menee vain työhön ja opiskeluun. Havahduin myös siihen, että monesti totean: ”Jos ei olisi niin kiire koko ajan...”. Kiireestä onkin tullut ikään kuin itsestäänselvyys. Tunnilla viimeistään heräsin siihen, että ajanhallinnan kautta on tärkeää johtaa omaa elämää tasapainoiseen suuntaan.
 
Toikka (2018) kirjoittaa osuvasti, että kiire on asenne, josta pääsee halutessaan eroon. Asenne ratkaisee sen, miksi toiset ovat ajanhallinnassa parempia kuin toiset. Ajan hallitsemiseksi olisi tärkeää ikään kuin coachata itseään kysymällä: ”Miksi minulla on kiire?”, ”Mistä kiire aiheutuu?” (Toikka, 2018). 

Tunnillakin tuli esiin, että tahdonvoima on tärkeässä asemassa oman ajan hallinnassa, ja sitä voi tietoisesti oppia esimerkiksi tiedostamalla mikä itseä motivoi. Minua motivoi se, että voin tehdä itselle kiinnostavia asioita ja aionkin huomioida sen paremmin omassa ajankäytössä.

Pyri tavoitteelliseen toimintaan

Airilan ja Bergbomin (2017) mukaan ajankäyttöä ja tuloksellista itsensä johtamista auttavat hallitsemaan tavoitteiden määrittely ja priorisointi. Tavoitteellista ajanhallintaa voi suunnitella aikatauluttamalla tehtävät (Toikka, 2018). Aikatauluttaminen on itselleni selkeästi vaikein ajanhallinnan osa-alue, koska ikinä ei tule oikein suunniteltua omaa aikaa pitkällä aikavälillä. En ole esimerkiksi koskaan pitänyt kalenteria parhaana ystävänä, mutta tunnin jälkeen kuitenkin heräsi tahto parempaan ajan suunnitteluun ja kävin ostamassa itselleni sellaisen. Tästä se lähtee! Ajanhallinnassa keskeinen teema onkin itseohjautuvuus: tavoitteellinen toiminta lähtee yksilöstä itsestään. Aionkin ottaa enemmän vastuuta oman ajan suunnittelusta.

  

Lähde: Can the Eisenhower Matrix Make You Work Smarter?

 
Muista priorisoida

Priorisointi on vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa ja usein tulee aloitettua juuri kaikista helpoimmista tehtävistä, jolloin aikaa ei jää vaikeammille tehtäville. Priorisointiin opin hyvän keinon, joka on Eisenhowerin matriisi (Eisenhower.me). Siinä tehtävät asetetaan kiireellisyyden mukaan ei-tärkeään ja tärkeään. Hyvinvoinnin kannalta tärkeää matriisissa olisi käyttää aikaa tehtäviin, jotka ovat ei-kiireellisiä, mutta tärkeitä. Yksi tämmöinen asia itselleni on liikunta, ja aionkin järjestää kalenterissani lisää aikaa sille.


Opi sanomaan ”ei” ja delegoi

Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä: tärkeimpiä taitoja ajanhallinnassa on opetella sanomaan ”ei” (Airila & Bergbom, 2017). Tätä taitoa voi kehittää pohtimalla, mitkä asiat ovat itselle tärkeitä. Jos asioita on liikaa, on hyvä oppia delegoimaan niitä. Varsinkin työelämässä tämä on mielestäni tärkeä taito, sillä omien rajojen puute saattaa johtaa uupumiseen. 
 
Yhdessä vaiheessa sain jatkuvasti viestejä töistä, jolloin tajusin, että on tärkeää osata itse määrätä omaa aikaa, eikä antaa muiden tehdä sitä. Olen tunnollinen ihminen ja sen takia on ollut vaikeaa opetella kieltäytymään, mutta olen huomannut, että lopulta rehellisyyttäni on arvostettu.

Siispä kannustan kaikkia olemaan rehellisiä itselleen ja toisille! 

Lähteet

Airila, Auli & Bergbom, Barbara. 2017. Työ, muu elämä ja ajanhallinta – Opas yrittäjille. Työterveyslaitos. Luettavissa 7.9.2019: https://www.ttl.fi/wp-content/uploads/2017/10/Opas-II_Ty%C3%B6-ja-muu-el%C3%A4m%C3%A4-SU-FINAL-VERKKOON.pdf

Eisenhower.me. 2019. Introducing the Eisenhower Matrix. Luettavissa 7.9.2019: https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/
 
Luentomateriaalit. 5.9.2019. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu.

Malin, Risto. 1.11.2017. Pardia: Työtehtävien määrä lisääntynyt kolmella neljästä – ”Kiire ja henkinen uupuminen rasittavat ennen kaikkea alle 45-vuotiaita”. Luettavissa 7.9.2019: https://www.talouselama.fi/uutiset/pardia-tyotehtavien-maara-lisaantynyt-kolmella-neljasta-kiire-ja-henkinen-uupuminen-rasittavat-ennen-kaikkea-alle-45-vuotiaita/1604d59b-87c7-34df-9450-fcdd62c05429

Toikka, Virvamaria. 4.12.2018. Haluatko eroon kiireestä? Johda oma arki stressittömäksi. Y-Studio. Luettavissa 7.9.2019: https://y-studio.fi/yrityksen-kasvu/johtaminen/haluatko-eroon-kiireesta/